К участию в конкурсе приглашаются три категории участников. Физические лица - граждане России, достигшие совершеннолетия, включая активных горожан, краеведов, блогеров, дизайнеров, студентов архитектурных вузов и экспертов по сохранению наследия, которые могут участвовать как индивидуально, так и в составе групп. Юридические лица - некоммерческие организации, включая государственные и муниципальные учреждения образования, культуры и благоустройства, а также общественные объединения. Также к участию приглашаются органы местного самоуправления - администрации и представительные органы муниципальных образований.
Прием заявок осуществляется через официальный сайт конкурса https://городвдеталях.живоенаследие.рф/ с 3 июня по 1 августа 2025 года.